Как мы автоматизировали сбор чеков от самозанятых через Telegram и n8n

У нас есть подрядчики — самозанятые, которые присылают чеки по результатам выполнения работ, и нужно было в ручную скачать чек, переименовать, сохранить в нужную папку, отметить все в таблице. В общем, все кто сталкивался знают, что это крайне неприятное занятие, отнимающее кучу времени.

Теперь всё выполняет Telegram-бот в связке с n8n:

1. Самозанятый отправляет картинку чека Telegram боту.
2. Система определяет, является ли файл чеком.
3. Происходит распознавание текста с помощью AI (OpenAI Vision).
4. Извлекаются ключевые поля: номер, дата, сумма, ФИО, ИНН.
5. Происходит проверка, ожидается ли чек от самозанятого за текущий месяц.
6. Если нужен, проверяется ИНН юрлица кому выставляется чек, проверяется, что дата относится к текущему месяцу и ряд других проверок, затем чек сохраняется в папку на Google Drive.
7. Далее система записывает сумму в Google Sheets в нужную строку и колонку (по ФИО и месяцу).
8. Отправляет подтверждение человеку.
9. Дальнешая автоматизация экономики происходит средствами Google Sheets.
10. Если за 12 дней самозанятый не прислал чек, бот начнет ему каждый день напоминать, пока тот не пришлет.
11. Также возможна проверка текущего статуса НПД и доступного лимита для перевода. Кто сталкивался, тот знает, на сколько это важно.

Вот ключевые фичи нашего процессе на базе n8n:

• Входной триггер — Telegram Bot: принимает чек в виде изображения.
• Проверка типа сообщения: если это не фото, бот просит прислать корректный файл.
• AI-парсинг: чек обрабатывается через OpenAI Vision. Из фото получаем текст, поддерживаются все доступные в РФ форматы чеков.
• Парсинг текста: в node с JavaScript вытягиваем нужные поля (сумма, ИНН и т.д.).
• Google Sheets: ищем строку по имени, колонку по текущему месяцу, и обновляем сумму.
• Google Drive: сохраняем чек в нужную папку, полученную из таблицы Google Sheets.
• Умный ответ: если чек за месяц уже получен — бот пишет, что ничего делать не нужно.
• Нотификации: Если за 12 дней самозанятый не прислал чеки, бот будет писать каждый день напоминания.

Используемые технологии:

n8n - Автоматизация всего процесса. Причем используется бесплатная версия установленная on-prem.
Telegram Bot - Удобный интерфейс для самозанятых.
OpenAI Vision (через LangChain) - Распознавание текста с чеков
Google Sheets - Хранение данных по подрядчикам и общая экономика по проектам
Google Drive - Архив всех чеков по папкам


Мы можем адаптировать это под вашу компанию.
У нас уже есть готовый рабочий сценарий, и мы можем:

• Настроить аналогичный процесс под ваш Telegram-бот, email или веб-форму.
• Интегрировать с вашей CRM, Google Workspace, Yandex 360, Яндекс Трекер, Яндекс Wiki, Loop, МТС Чаты, Notion, 1С и пр.
• Добавить логику уведомлений, проверок, напоминаний и автоматического контроля.