Переговорные комнаты — это UX:
как убрать задержки ВКС и упростить
вход во встречу
Компании тратят от 300 тысяч рублей на оснащение переговорной: ПК, камера, панель, микрофонный массив, телевизор, кабель-менеджмент. После этого 72% встреч всё равно начинаются с задержки: не подключилось видео, не нашли пульт, попросили подождать, пока система перезагрузится. Проблема не в том, что купили плохое оборудование.
Переговорные комнаты и системы видеоконференцсвязи (ВКС) сегодня используются в большинстве компаний, однако даже при хорошем оснащении процесс подключения к встречам часто остаётся сложным. В этой статье разбираем, почему проблема заключается не в технике, а в пользовательском опыте, и как её можно решить на уровне системы.
Переговорные комнаты и системы видеоконференцсвязи (ВКС) сегодня используются в большинстве компаний, однако даже при хорошем оснащении процесс подключения к встречам часто остаётся сложным. В этой статье разбираем, почему проблема заключается не в технике, а в пользовательском опыте, и как её можно решить на уровне системы.
- Как обычно устроен процесс оснащения
Логика стандартная: выбрать качественное железо, подключить его к корпоративной ВКС-платформе, написать инструкцию. Дальше IT закрывает задачу: оборудование работает, остальное — не его зона ответственности.
В такой модели переговорная — это набор компонентов. IT отвечает за то, чтобы всё включалось. Как именно люди будут этим пользоваться — отдельный вопрос, которым никто не занимается.
Проблема в том, что компоненты могут работать безупречно, а каждое совещание всё равно начинается с пяти минут задержки.
В такой модели переговорная — это набор компонентов. IT отвечает за то, чтобы всё включалось. Как именно люди будут этим пользоваться — отдельный вопрос, которым никто не занимается.
Проблема в том, что компоненты могут работать безупречно, а каждое совещание всё равно начинается с пяти минут задержки.
- Где теряется время
После 2022 года большинство российских компаний перешли на отечественные ВКС-платформы: Яндекс Телемост, Контур.Толк и другие. Следом сами платформы выпустили программные решения для переговорных комнат, по аналогии с Zoom Rooms и Microsoft Teams Rooms.
Проблема в том, что каждое такое решение работает только со своей платформой. Если встреча назначена в Телемосте, а в переговорной комнате настроен Контур.Киоск, комната превращается в набор не связанных между собой компонентов. Человек достаёт ноутбук, подключает HDMI, ищет ссылку в почте.
Это не частный случай, а системная ситуация. По данным исследований, 42% сотрудников называют невозможность быстро войти в звонок с любого устройства главным барьером видеоконференций. Если посчитать: 20 человек, три встречи в день, по 5–7 минут задержки при подключении, это 50–70 потерянных рабочих часов в месяц только на вход во встречу.
И это напрямую связано не с оборудованием, а с тем, как устроен сам процесс входа во встречу.
Проблема в том, что каждое такое решение работает только со своей платформой. Если встреча назначена в Телемосте, а в переговорной комнате настроен Контур.Киоск, комната превращается в набор не связанных между собой компонентов. Человек достаёт ноутбук, подключает HDMI, ищет ссылку в почте.
Это не частный случай, а системная ситуация. По данным исследований, 42% сотрудников называют невозможность быстро войти в звонок с любого устройства главным барьером видеоконференций. Если посчитать: 20 человек, три встречи в день, по 5–7 минут задержки при подключении, это 50–70 потерянных рабочих часов в месяц только на вход во встречу.
И это напрямую связано не с оборудованием, а с тем, как устроен сам процесс входа во встречу.
- Что такое UX переговорной комнаты
UX переговорной — это всё, что происходит с человеком от момента, когда он открыл дверь, до момента, когда встреча началась.
Два сценария:
Плохой UX. Человек заходит, ищет пульт, находит три пульта, нажимает не то, вместо встречи появляется заставка, звонит в IT, ждёт.
Хороший UX. Человек заходит, нажимает одну кнопку — встреча началась.
Разница между этими сценариями не в стоимости оборудования. Разница в том, кто думал о процессе входа как о продукте, а не как о наборе технических задач.
Признак нерабочего UX — инструкция на стене. Если для использования переговорной нужна инструкция, значит, процесс спроектирован неправильно.
Два сценария:
Плохой UX. Человек заходит, ищет пульт, находит три пульта, нажимает не то, вместо встречи появляется заставка, звонит в IT, ждёт.
Хороший UX. Человек заходит, нажимает одну кнопку — встреча началась.
Разница между этими сценариями не в стоимости оборудования. Разница в том, кто думал о процессе входа как о продукте, а не как о наборе технических задач.
Признак нерабочего UX — инструкция на стене. Если для использования переговорной нужна инструкция, значит, процесс спроектирован неправильно.
- 40% менеджеров не попадали на встречи — не из-за дисциплины
В одном из кейсов нашего заказчика около 40% участников систематически не подключались или подключались с большим опозданием к ежемесячным отчётным встречам. На первый взгляд это выглядело как проблема дисциплины. На практике причиной оказался сложный процесс подключения. Люди не игнорировали встречу, они пытались войти, но сталкивались с проблемами, которые не могли быстро решить.
После того как вход свели к нажатию одной кнопки, пропуски прекратились. Без штрафов, напоминаний и дополнительных регламентов. Это разграничение важно понимать на уровне управления: техническое решение обеспечивает работу оборудования, а продуктовое — достижение результата.
При этом подобные сценарии до сих пор не являются стандартом на рынке: даже крупным платформам вроде Google и Microsoft потребовались годы, чтобы реализовать совместимость своих ВКС-сервисов, а в большинстве решений системы остаются привязанными к одной экосистеме.
После того как вход свели к нажатию одной кнопки, пропуски прекратились. Без штрафов, напоминаний и дополнительных регламентов. Это разграничение важно понимать на уровне управления: техническое решение обеспечивает работу оборудования, а продуктовое — достижение результата.
При этом подобные сценарии до сих пор не являются стандартом на рынке: даже крупным платформам вроде Google и Microsoft потребовались годы, чтобы реализовать совместимость своих ВКС-сервисов, а в большинстве решений системы остаются привязанными к одной экосистеме.
- Лаунчер для переговорных комнат NW
Лаунчер для переговорных комнат NW — программное решение для управления переговорными комнатами и системами видеоконференцсвязи (ВКС), которое позволяет запускать разные ВКС-системы и корпоративные приложения из одного интерфейса.
Подключение к встрече работает так:
1. Переговорная добавляется в приглашение как обычный участник через корпоративный календарь.
2. Лаунчер автоматически считывает данные из приглашения, получает ссылку на встречу и в нужный момент выводит её на экран переговорной.
3. Человек заходит в комнату и нажимает одну кнопку «Подключиться» — система запускает всё остальное самостоятельно.
На экране переговорной постоянно отображается расписание: текущее и следующее бронирование. Интерфейс настраивается под корпоративный стиль — логотипы, фирменные цвета, видеозаставки между встречами.
На панель управления можно вывести любые приложения: ВКС-платформы, белую доску, офисный пакет, инструменты для демонстрации экрана с другого устройства. Это одно решение для онлайн- и очных встреч, когда все необходимые инструменты находятся под рукой.
Отдельная возможность — доработки под задачи конкретной компании. Например, интеграция с системой рекрутинга: HR планирует собеседование на платформе, а переговорная получает ссылку автоматически — HR приходит в комнату, а встреча уже на экране. Или автоматическая запись и расшифровка офлайн-совещания с отправкой саммари тому, кто бронировал комнату. Такие интеграции реализуются под конкретный рабочий процесс клиента.
Лаунчер не привязывает компанию к конкретной ВКС-платформе или оборудованию. Можно использовать разные системы через единый экран входа, без переключения интерфейсов и без ноутбука в руках.
Подробнее о самом решении на странице продукта «Лаунчер для переговорных комнат NW».
Подключение к встрече работает так:
1. Переговорная добавляется в приглашение как обычный участник через корпоративный календарь.
2. Лаунчер автоматически считывает данные из приглашения, получает ссылку на встречу и в нужный момент выводит её на экран переговорной.
3. Человек заходит в комнату и нажимает одну кнопку «Подключиться» — система запускает всё остальное самостоятельно.
На экране переговорной постоянно отображается расписание: текущее и следующее бронирование. Интерфейс настраивается под корпоративный стиль — логотипы, фирменные цвета, видеозаставки между встречами.
На панель управления можно вывести любые приложения: ВКС-платформы, белую доску, офисный пакет, инструменты для демонстрации экрана с другого устройства. Это одно решение для онлайн- и очных встреч, когда все необходимые инструменты находятся под рукой.
Отдельная возможность — доработки под задачи конкретной компании. Например, интеграция с системой рекрутинга: HR планирует собеседование на платформе, а переговорная получает ссылку автоматически — HR приходит в комнату, а встреча уже на экране. Или автоматическая запись и расшифровка офлайн-совещания с отправкой саммари тому, кто бронировал комнату. Такие интеграции реализуются под конкретный рабочий процесс клиента.
Лаунчер не привязывает компанию к конкретной ВКС-платформе или оборудованию. Можно использовать разные системы через единый экран входа, без переключения интерфейсов и без ноутбука в руках.
Подробнее о самом решении на странице продукта «Лаунчер для переговорных комнат NW».
- Вывод
Переговорные комнаты перестают работать, когда их проектируют как набор оборудования, а не как пользовательский сценарий.
Можно купить качественное оборудование и всё равно получить сложный процесс подключения. А можно спроектировать вход во встречу как продукт и тогда переговорная комната начинает работать так, как от неё ожидают: быстро, просто и без лишних действий.
Можно купить качественное оборудование и всё равно получить сложный процесс подключения. А можно спроектировать вход во встречу как продукт и тогда переговорная комната начинает работать так, как от неё ожидают: быстро, просто и без лишних действий.
- Если описанная ситуация похожа на то, что происходит в вашей компании — оставьте заявку, покажем, как можно упростить работу переговорных комнат и убрать технические задержки на практике.